【例文付き】訃報メールへの返信マナー。お悔やみの言葉をメールで伝える方法

スマートフォンの普及する現代では、さまざまな連絡がメールやLINEなどを使って行われるようになり、思わずこんなこともメールで送っていいの？と驚かれることもありますよね。

この記事を読んでいる方の中には、少し前では考えられなかった「訃報メール」を受け取った方も多いのではないでしょうか？

今回の記事ではそんな訃報メールを受け取った際の、マナーを守った正しい返信方法（お悔やみメール）についてご紹介いたします。

【マナー】訃報メールの返信（お悔やみメール）マナー

訃報を受けたら、できるだけ直接電話をしたり、会ってお悔やみを伝えたいところですが、お葬式の前などはご遺族の方も色々と準備もあり精神的な余裕もありません。

そのため、訃報をメールで受け取った場合や、友人・知人などから間接的に訃報を受けた場合、SNS等で訃報を知った時などは、メールでお悔やみを伝えるようにしましょう。

時間に配慮しながら速やかに返信

基本的には訃報メールに気づいた段階で迅速に返信をしたいところですが、場合によっては夜遅くに受け取り場合もあります。

そのような場合は、ご遺族の方の迷惑にならないように、翌日の午前中に返信をするようにしましょう。

ただし、関係性によってはLINEなどで訃報を受けることもあり、友人としてすぐに話を聞くべき場合もあります。ご遺族との関係性や連絡手段などを考慮して、臨機応変に対応したいところです。

件名は一目でわかるように

メールで返信する際は、必ず件名を一目でわかる件名にします。件名を空にするのは絶対に避けるようにしてください。

訃報メールに直接返信して「Re:」がついた状態で返信するのも悪くはありませんが、訃報メールを送ったご遺族に元には多くのお悔やみメールが届くことになりますので、その中で埋もれてしまわないように配慮する必要があります。

理想としては「お悔やみ申し上げます」などの一言と、自分の名前を件名に入れることで、受取手もメールを開かずに誰からメールが来たのかを一覧で確認することができます。

例：）お悔やみ申し上げます　光葉太郎

忌み言葉に注意

メールに限らず、不幸があった時には使ってはいけない言葉があり、そのような言葉を忌み言葉と言います。

代表的なものとしては「度々」など、不幸が重なることを連想さえる言葉や、4や9などの不吉な数字を使わないように配慮しましょう。

また、忌み言葉以外にも直接的な表現や不適切な表現など、友達同士の関係だとしても必ず注意するようにしてください。特にメールでは電話とは違い文章を確認する時間があるので、作成したメールをすぐに送らずに下記の表などを参考にチェックしてみてください。

時候の挨拶をなくして簡潔に

丁寧な文章に用いられる季節を表す挨拶（寒さの感じる気配となりましたが・・・など）は使わずに、できるだけシンプルに要点だけを伝えるような本文を作成します。

拝啓や敬具なども使いません。

ただし、必ずお悔やみを伝える言葉「謹んでお悔やみを申し上げます・・・など」は必ず使用するようにしましょう。

句読点を入れない

訃報メールやお悔やみメールに限らず、冠婚葬祭に関わる文章には基本的に句読点を入れません。句読点は文章の途切れるところや文末を表すので、儀式を滞らせる意味になるためです。

ただし、最近ではメールの中では句読点の有無を気にしない傾向も強くなってきていますので、訃報メールへの返信についてはそこまで気にする必要はなく、受け取った訃報メールに合わせた形式になるように心がけましょう。

ご遺族を思いやる「返信不要」の一言を

故人様がなくなれた直後は、精神的な落ち込みはもちろんのこと、お葬式の手配や関係各所への連絡などに追われていることもあるため、ご遺族の方への配慮としてお悔やみメールの最後には必ず返信不要の一言を添えるようにします。

返信不要の伝え方としては、メールの最後に「※このメールへの返信は不要です」などと付け加えるだけで問題ありません。

【例文】訃報メールの返信（お悔やみメール）例文紹介

ここまでのマナーを踏まえて、ここでは簡単にお悔やみメールの例文をいくつかご紹介していきます。

友人宛て

普段から頻繁に遊ぶ友人などの場合は、少し堅苦しくなり過ぎてしまうこともありますので、実際にはご自身とご遺族の方の関係性を考慮して、言葉遣いなどを書き換えて使うようにしてみてください。

件名：お悔やみ申し上げます　光葉太郎

この度は　〇〇様（故人の名前）のご逝去につきまして　心よりお悔やみ申し上げます
突然の訃報に大変驚いております
何かと大変な毎日だとは思いますが　どうぞご無理なされないようにご自愛ください
私にできることがあればいつでも連絡してください
改めて　安らかなご永眠をお祈りいたします

会社関係

会社関係の方に送る場合は、社内の人なのか、取引先の人なのかによって件名に少し工夫が必要です。取引先に送る場合は、必ずご自身の会社名や部署名を入れて、相手に伝わりやすくなるように配慮しましょう。

上司に送る場合

件名：お悔やみ申し上げます　営業部　光葉太郎

この度は、お身内にご不幸があったと伺い　心よりお悔やみ申し上げます。
大変な時だと存じますが　どうかご無理されませんように　ご自愛くださいませ
仕事のことは心配なさらないでください
本来であればお目にかかりお悔やみを申し上げたいところですが　略儀ながらメールにて失礼いたします

改めまして　心よりお悔やみ申し上げます

取引先に送る場合

件名：お悔やみ申し上げます　〇〇株式会社　営業部　光葉太郎]

〇〇様（送信先の名前）
この度は△△様の訃報に際し　心よりお悔やみ申し上げます
突然のことで大変驚いています
本来ならばお目にかかりお悔やみを申し上げたいところですが　略儀ながらメールにて失礼いたします
改めまして　心よりお悔やみ申し上げます

※このメールへの返信は不要でございます

※メール以外のお悔やみの伝え方

今回の記事ではメールでのお悔やみの伝え方について解説していますが、できることなら「電話」もしくは直接会いに行く「弔問」をすることが理想です。

仕事の関係やご遺族への負担などを考慮して、メールで済ませる場合はあくまでも「略式」であることを念頭に入れ、落ち着いた頃に必ず弔問をするようにしましょう。

また、お葬式に参列できない場合はメールではなく、お悔やみ状と一緒に香典を送る方が良さそうです。

2022年10月13日 お葬式の参列を辞退するときの手紙の書き方！参列できなくても気持ちはしっかりと！

訃報の返信メールに関するよくあるご質問

まとめ

今回の記事では訃報メールへの返信（お悔やみメール）について、マナーと文例をご紹介してきましたが、いかがだったでしょうか？

冠婚葬祭に関する文章については、さまざまなマナーがあり心配になることも多いですよね。

ただ、メールの場合は電話と違って文章を再考する時間も取れるので、焦らず慌てずに、下記のポイントをしっかり押さえて見直してから送るようにしましょう。